Recrutement d'un agent d’accueil
La Ville de Libramont-Chevigny recrute un(e) agent d’accueil à raison d’un mi-temps.
Contrat : Contrat d’employé(e) à durée déterminée - 6 mois - en vue d’un contrat à durée indéterminée (échelle D4) ;
Régime de travail : 19h00/semaine (mardi, jeudi et vendredi après-midi) ;
Diplôme : CESS au minimum ;
Expérience : Avoir fait des études en bureautique ou en secrétariat. Une bonne expérience (minimum 1 an) en tant qu’agent d’accueil est un avantage. Une bonne connaissance de la Ville de Libramont-Chevigny est également un atout certain.
Condition d’accès : Être en possession d’un certificat de bonnes conduite, vie et mœurs (modèle 2) daté de 2025 ;
Lieu de travail : le C.P.A.S. de Libramont-Chevigny.
Missions liées à la fonction
L'agent d'accueil (m/f) investigue pour clarifier la demande du visiteur et l'informe au sujet des services de l'administration. Il/elle gère son énergie dans les échanges avec les personnes afin de les orienter adéquatement dans leurs démarches. Il/elle exerce un impact représentatif des valeurs de l'administration et assure la gestion de différentes tâches administratives connexes à sa mission d'accueil.
Les compétences sociales sont indispensables. Il/elle est flexible et autonome, fait preuve d'objectivité et de rationalité. Il/elle fait preuve de réserve et de discrétion, sait faire respecter les limites institutionnelles. Il/elle réagit rapidement avec calme et maîtrise de soi en présence d'évènements conflictuels.
Il/elle travaille méthodiquement et rigoureusement, s'exprime avec clarté et efficacité, s'assure de la bonne compréhension du message de l'interlocuteur.
Compétences liées à la fonction
- Exprimer les formules d'accueil telles que définies par l'organisation ;
- Filtrer les appels téléphoniques ;
- Informer les services de l'arrivée des visiteurs ;
- Prendre connaissance des destinataires des courriers entrants ;
- Réceptionner et assurer la distribution du courrier entrant ;
- Réceptionner et transmettre les messages ;
- Réceptionner, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants ;
- Reconnaitre les documents types utilisés ou les documents couramment adressés à l'organisation ;
- Répondre à des demandes d'informations des usagers ;
- S'adapter au profil de la personne, à la diversité des demandes du public
- Accueillir les groupements et associations dans les heures d'ouvertures des bureaux ;
- Accueillir, recevoir et renseigner les usagers et les visiteurs ;
- Inspirer confiance au public en créant un climat relationnel favorable ;
- S'affirmer face aux personnes désagréables ou agressives en reformulant l'information fermement et posément ;
- Se montrer accueillant avec le public interne et externe ;
- Se montrer diplomate avec les personnes lentes, nerveuses, compliquées, qui comprennent difficilement...
- Se soucier de la qualité du service rendu aux visiteurs de l'administration ;
- Interroger la personne afin de prendre connaissance des raisons de son appel. Complémentairement à ces compétences et activités prioritaires, il/elle pourrait également être amené à ;
- S'assurer de faire respecter les conditions d'accès des visiteurs fixées par le C.P.A.S ;
- S'assurer de faire respecter les différentes consignes ponctuelles ;
- Archiver des documents ;
- Assurer de faire respecter les règlements d'occupation ;
- Assurer la gestion des agendas du personnel et du taxi-service ;
- Assurer l'envoi du courrier après l'avoir affranchi en tenant compte du poids et du prix d'envoi ;
- Classer différents documents administratifs ;
- Documenter l'espace Accueil (salles d'attentes, tableaux d'affichages, etc.) ;
- Gérer les commandes dans le cadre de la campagne FEAD ;
- Gérer les livraisons des denrées et leur stockage ;
- Gérer les occupations des salles, réservations, calendriers des manifestations et entretien des locaux ;
- Gérer un agenda électronique ;
- Mettre en page des documents à partir de consignes ;
- Utiliser les fonctions de base d'un traitement de texte, tableurs, bases de données, messageries ;
- Utiliser un standard téléphonique ;
- Orienter le public qui se présente vers le service adapté à sa demande ;
- Expliquer les différents services et renseigner sur les conditions de ceux-ci.
Conditions d’exercices
La fonction implique d’être à l’écoute de tous, de faire preuve d’ouverture et de respect face à toutes les personnes, situations et partenaires ;
La fonction demande de faire preuve de flexibilité au niveau des horaires de travail.
Les candidat-e-s présélectionné-e-s sur base de leur dossier seront convié-e-s à deux épreuves.
Le programme des épreuves de l’examen ainsi que les règles de cotation sont fixés comme suit :
1. une épreuve écrite générale consistant en la vérification des aptitudes professionnelles en relation avec la fonction à exercer : connaissances générales, méthode de travail, organisation, respect des règles, respect de l'orthographe et de la syntaxe, les capacités d'analyse et de compréhension, la capacité de réflexion personnelle, la précision et la clarté de la rédaction et de la structuration.
2. une épreuve orale générale (entretien avec les membres de la commission de sélection) destinée à apprécier le sens pratique, la maturité, la culture générale, la sociabilité, l'intégrité, l'aptitude à diriger et le sens de l'organisation et des responsabilités du candidat.
Chaque épreuve est éliminatoire.
Les conditions de réussite sont établies comme suit :
- avoir obtenu 50% sur la partie écrite spécifique (100 points)
- avoir obtenu 50% sur la partie orale générale (100 points)
- avoir obtenu 60% sur l'ensemble des deux parties.
Les épreuves se dérouleront dans les locaux de l’Administration communale de Libramont-Chevigny (date à déterminer). L’entrée en fonction se fera dès que possible.
Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter le Directeur Général de la Commune de Libramont-Chevigny par tél. au 061/51.01.69 ou par courriel : maximilien.gueibe@libramont.be
Les curriculums vitae accompagnés de lettres de motivation sont à adresser à l’Administration Communale de Libramont-Chevigny, à l’attention de Monsieur Maximilien GUEIBE, Place Communale 9, 6800 Libramont-Chevigny pour le vendredi 25 avril 2025 au plus tard (date la poste faisant foi).
